Заявка, проба и протокол в одной системе — от отбора до выдачи документа

Заявки приходят в WhatsApp, по телефону и на почту — и теряются между ними

Клиент подаёт заявку сам: с номером, услугой, культурой и сроком

Журнал регистрации проб ведётся в Excel, и в нём же считаются результаты

Проба прослеживается от отбора до утилизации, результат сверяется с нормативом

Протокол и паспорт качества набираются в Word, номер ставится вручную

Документ собирается по шаблону, номер и подписанты подставляются сами

Филиалы в разных городах не видят загрузки друг друга

Одна система на все филиалы, у каждого свой код и своя нумерация заявок

Перед аудитом записи собираются по папкам и почтовым ящикам

История изменений и статусов хранится вместе с самой записью

• Приём заявок онлайн

  Клиент оформляет заявку в своём кабинете. Номер присваивается сразу и больше не меняется — по нему заявку находят и в переписке, и в документах.

• Регистрация и прослеживаемость проб

  Кто отобрал, откуда, когда поступила, кому передана. Цепочка, которую можно показать аудитору, а не восстанавливать по памяти.

• Лабораторный журнал и результаты

  Показатели вводятся по методам испытаний, значение сверяется с нормативом документа, по которому работают. Класс и норматив фиксируются снимком: правка справочника не меняет уже оформленные заявки.

• Документы по шаблону

  Протокол испытаний, паспорт качества, акт инспекции. Нумерация, подписанты и данные заявки подставляются из системы, а не набираются заново.

• Сеть филиалов и лабораторий

  Одна система на все города. У каждого филиала свой код, который входит в номер заявки, и своя карточка с директором и контактами.

• Прозрачность для заказчика

  Клиент видит статус своей заявки и забирает готовый документ сам. Звонков «где мой результат» становится меньше.

• Записи для аудита

  Кто и когда правил карточку, как менялся статус, что было в записи до правки. Удалённое помечается, а не стирается.

1. 01 · draft

   Черновик

   Заявка начата и сохранена. Пока она здесь, заказчик правит её сам.

2. 02 · approval

   На согласовании

   Заявка подана. Лаборатория смотрит состав работ и сроки.

3. 03 · accepted

   Принята

   Работа согласована: назначены исполнители, проба ждёт отбора или уже поступила.

4. 04 · in_progress

   В работе

   Инспекция и испытания. Показатели вносятся по мере готовности, результат сверяется с нормативом.

5. 05 · completed

   Завершена

   Документ выпущен и доступен заказчику в его кабинете.

Между «принята» и «в работе» у каждой компании свой порядок: кто согласует, кто назначает исполнителя, когда закрывается срок. Эти правила настраиваются под компанию, а не навязываются ей.

• Данные компании изолированы

  Каждая компания видит только своё. Обращение к чужой записи по прямой ссылке отвечает «не найдено» — не «доступ закрыт», потому что и о существовании записи знать незачем.

• Права по должностям

  Доступ выдаётся должности, а не человеку. Снятое право действует немедленно, а не после следующего входа.

• Журнал правок

  Кто, когда и что изменил в карточке — с прежним и новым значением. Записи создаёт система, руками их не поправить.

• История статусов

  Каждая смена статуса сохраняется вместе с причиной и автором. Ответ на вопрос «почему приостановили в марте» остаётся в системе.

• Ничего не стирается

  Удаление помечает запись, а не убирает её: выпущенный документ продолжает ссылаться на то, из чего он собран.

Платформа помогает вести записи, которых требуют стандарты, но аккредитацией не является и её не заменяет. Аккредитацию выдаёт орган по аккредитации по результатам собственной оценки.

1. 01

   Справочники сначала

   Филиалы, статусы заявок и статусы проб компания получает готовыми при регистрации. Прайс-лист, культуры и нормативные документы заводятся своими — так, как они называются у вас.

2. 02

   Параллельно с текущим порядком

   Новые заявки идут в систему, начатые доводятся как раньше. Переносить незакрытые заявки на середине не нужно.

3. 03

   Данные остаются вашими

   Выгрузка записей доступна на любом этапе, в том числе если вы решите уйти. Уход не должен стоить вам архива.